إدارة المخازن

إدارة المخازن

English إدارة المخزون

المحتويات 1. وظيفة التخزين هى الوظيفة المسئولة عن الاحتفاظ بالموجودات بكميات مناسبة لحين طلبها فى مخازن أو مستودعات قريبة من جهة الاستخدام على أن يتوافر فى هذه المخازن أسلوب التخزين المناسب للمواد المخزنة. أ. الوظيفة مهمتها الاحتفاظ بالموجودات باختلاف أنواعها. ب. يتم الاحتفاظ بكميات مناسبة من الأصناف لأنه: إن كانت الكميات اقل مما يجب تعرض المستخدم إلى التوقف إن كانت الكميات أكبر مما يجب ارتفع المخزون وزادت تكلفة التخزين وارتفعت أرقام التالف ج. الاحتفاظ بالموجودات بحالتها أى عدم تعرض المخزون للتلف أو تغير المواصفات مع الزمن وذلك بتوفير المكان المخزنى المناسب للمادة المخزنة. د. إن التخزين يتم لفترة زمنية تطول أو تقصر حسب الحاجة إلى هذه المواد المخزنة. هـ. إن التخزين يتم فى أماكن قريبة من جهة الاستخدام لتفادى مخاطر الانتظار. و. لابد من توفر الشروط المناسبة للتخزين من إضاءة، تهوية، إنارة، عاملين مناسبين، تناسب المكان المخزنى مع طبيعة الصنف المخزن، وسائل المناولة المخزنيه. ز. لابد أن يتم التخزين بأسلوب مناسب من عمليات استلام، فحص، تكويد، صرف، مناوله، تخطيط، رقابه. ح. يبنى الأسلوب المخزنى على نظم معلومات سليمة من كارت لكل صنف، دفتر به حركة كل صنف ودورة مستنديه توفر بيانات حقيقية ومالية عن المخزون. 2. أهداف التخزين أ. توفير احتياجات المنشأة من المواد والعدد والمعدات اللازمة للعمليات الإنتاجية والأجزاء نصف مصنعه فى حالة سليمة وبالجودة المناسبة لضمان عدم نفاذها وتحقيق استمرارية العملية الإنتاجية. ب. تخزين المنتجات النهائية فى حالة سليمة وصالحة للاستخدام وبالكميات المطلوبة. ج. توفير البيانات اللازمة: للتنسيق بين برامج الإنتاج وبرامج الشراء وخطط التسويق وإمكانيات ونظم التخزين المتاحة. لحساب تكلفة الخامات والمستلزمات وتحميلها على مراحل الانتاج. د. العمل على تخفيض تكلفة التخزين وتقليل حجم رأس المال المستثمر فى الموجودات المخزنية إلى أقل حد ممكن مع مراعاة عدم انخفاض المخزون عن الحد المناسب لاحتياجات المنشأة. هـ. ضمان عدم ضياع أو تلف أو سرقة الأصناف المختلفة من خلال وضع نظام دقيق للاستلام والاحتفاظ وصرف المواد المخزونة 3. المعلومات التى يوفرها النظام أ. توفير صورة لأرصدة جميع الأصناف بالمخازن عن طلبها. ب. تحديد الحدود الدنيا والعليا وكمية الطلب الاقتصادية ج. إمداد الادارة المالية بالمعلومات اللازمة للتسويات المالية وأوجه الاستخدام. د. تسجيل أرصدة المخزن الفعلى فى نهاية العام (الجرد) مع مقارنتها بالأرصدة الدفترية وإظهار الفروق. ه. توفبر أى بيانات قد تحتاجها الادارات المختلفة مثل بيان بالأرصدة الراكدة قائمة بأسعار المخزون 4. نظام التخزين مصادر مدخلات عمليات استخدامات مخرجات خارجية داخلية أصناف تسهيلات معدات عاملون معلومات تكنولوجيا استلام حفظ صرف رقابة مخزون صالح للاستخدام تكلفة تخزين أصناف تالفة أصناف متقادمة إدارة الإنتاج إدارة المشتريات إدارة مالية موزعون رقابة عكسية نظام التخزين 5. دور أمين المخازن - مسئولياته واختصاصاته يتلخص دور أمين المخازن في النقاط التالية أ. القيام بعمليات استلام ومعايرة الأصناف المشتراة وإيداعها مخازن المنشأة وتسجيلها ضمن الأرصدة المخزنية وإحاطة المسئولين عن أية مخالفات أو تجاوزات سواء في المواصفات أو في الكميات ب. تخصيص المساحات والأماكن التخزينية بالصلاحيات التي تتوافق مع خصائص الأصناف وطبيعة مكوناتها من حيث التهوية ,الرطوبة ,الحرارة ,وأشعة الشمس ..الخ ج. تسهيل عمليات السحب من المخزون وفقا لمعدلاتها التشغيلية المعتادة والمتعارف عليها د. متابعة أرصدة الأصناف ومراجعتها بصفة دورية وتوضيح معدلات السحب ومدي توافقها مع الحدود التخزينية المسموح بها وإفادة الجهات المختصة بالشراء عند الوصول إلي "الحد الأدني من المخزون" أو "نقطة إعادة الطلب" ه. الإسراع بالوفاء باحتياجات الوحدات والتحقق من الأصناف المطلوبة ومواصفاتها ومطابقة التعليمات السائدة عند الصرف و. تصميم سجلات وقوائم الأصناف وفقا لدرجة التجانس والاستخدام بينها وترميزها لتسهيل التعامل عند طلبها واستلامها وبما يمنع التداخل في المسميات أو الازدواج أو التعارض في اغراض الاستخدام ز. صيانة الأصناف ورقابتها بما يحقق فرص الاحتفاظ بخصائصها ومكوناتها ح. اتخاذ احتياطات الأمن المخزنى ضد السرقة والحريق والتلف والتقادم ..الخ ط. عزل الأصناف الراكدة والتالفة والمتقادمة تكنولوجيا وإعلام الوحدات المسئولة عن التصرف فيها علي هيئة قائمة تحتوى سردا وتوصيفا لتلك الأصناف وكمياتها ونوعياتها لاتخاذ القرار اللازم بشأن كل منها 6.  الأعمال المخزنية أ. الإستلام صورة من أمر الشراء الصادر إلى المورد وتوجد لدى أمين المخزن. أخطار الشحن الوارد من المورد وذلك قبل ورود البضاعة. أشعار الشحن من الشاحن (النقل البحرى- السكك الحديدية) بيان عن الشحنة من المورد (فى صناديق ، أقفاص ، بالات) مراجعة الكميات الواردة بغرض التأكد مما يلى الكمية مطابقة لما صدر به أمر الشراء. المواصفات: متفقة فى الوزن والكيل والشكل والعدد والقياس مع ما طلب. الوقت: أن الطلبية يتم استلامها فى الوقت المحدد. التالف أو الناقص: يعد تقرير بذلك. تسجيل الشحنات الواردة. عمل إذن استلام وتسجيل بيانات عن الصنف، كميته، أسم المورد، أسم الناقل، كمية التالف، شكل العبوة. تقرير عن التالف وذلك فى حالة وجوده ويتم إخطار المورد بأسرع ما يمكن. بطاقة عبوات الشحن: فى حالة وجود مرتجعات بثمن أو بدون ثمن.

ب. الفحص

• تتم بواسطة أمين المخزن: فى حالة الأصناف العادية.
• تتم بواسطة فنى من الشركة: فى حالة الأصناف الفنية وأدوات الصيانة.
• بواسطة إدارة الفحص: فى حالة الشركات ذات النوعيات المحددة.
• الفحص عند المورد: وذلك لفحص عمليات التصنيع عند المورد فى حالة الأدوية والكيماويات.
• رفض الشحنة: ويتم بواسطة الفاحص بعد عمل تقرير بذلك

ج. الصرف

• سلطة الترخيص بالصرف
  

  • يتم الصرف بناء على إذن صرف موقع عليه من المرخص له بذلك ويجب أن تحدد مستويات للصرف فمثلاً لرئيس العمال ما قيمته 1000 جنيه ولمدير الإنتاج 1000 جنيه وهكذا.
  • ويجب ان تكون التوقيعات على إذن الصرف معروفة لإمناء المخازن وأحياناً يتم تحديد أصناف معينة للمستويات الإدارية الأعلى

• تحديد الاحتياجات من الأصناف
  

  • عند عدم وجود الصنف يمكن تحديد البدائل للجهات الطالبة فإن كان ذلك غير ممكن يتم تحديد الاحتياجات وإرسالها إلى إدارة المشتريات لتوفيرها.
• طرق صرف الأصناف
  

  • الصرف عند الطلب

  • باليد
  • بالبريد
  • شفه

• الصرف طبقاً لجداول الإنتاج..
• الصرف الدورى.
• الصرف على سبيل العهدة.
• الصرف للاستبدال.
• الصرف على سبيل الاستعارة.
• الصرف للعاملين مقابل ثمن معين.
• صرف الأصناف المخصصة.
• صرف الأصناف الرأسمالية.

د. إرسال البضاعة للخارج - خارج الشركة

• المنتجات تامة الصنع.
• الأصناف المطلوب إصلاحها.
• الصرف المجانى للعملاء (كعينات).
• الهدايا.
• إخطار الشحن من المخزن (فى حالة شحن البضاعة إلى العملاء).
• تحميل التكاليف (إلى الجهة المرسلة إليها البضاعة).
• تنظيم عمليات الإرسال من المخازن وذلك فى حالة معدة لذلك.
• إجراءات الإرسال للخارج
  

  • تحديد توقيت الصرف.
  • تحديد وسيلة النقل.
  • تحديد أسلوب الشحن.
  • نظام مراجعة الكميات والفواتير

هـ . التكويد

نظراً لتعدد الأصناف وتنوعها وصعوبة وضعها بدقة نلجأ إلى التكويد وذلك بوضع رموز وأرقام بدلاً من الوصف ويكون التكويد فى المجالات الآتية:

• المواد.
• الأجزاء
• الأجزاء المشتراه.
• المعدات.
• قطع الغيار.
• العدة.
• أدوات.
• أدوات قياس.
• إنتاج تحت التشغيل.
• مواد تعبئة.
• خردة.
• مهمات عامة.

و. مزايا نظام التكويد

• تفادى التوصيف المعقد.
• تحديد دقيق.
• تفادى الأزواج.
• المساعدة فى التخطيط.
• تدعيم فاعلية الشراء.
• توفير أساس للتسجيل والحسابات والتسعير.
• سهولة فى الصرف والإستلام والسحب.

ز. الرموز المستخدمة فى التكويد

• النظام الأبجدى(ج/ ص/ ع)
• النظام الرقمى (35/ 56 /08/12)

ح. الطرق المتبعة للتكويد

• التكويد طبقاً لطبيعة الصنف (مواد خام، معادن، نحاس، ألومنيوم).
• التكويد طبقاً لطبيعة الاستخدام.
• التكويد طبقاً لطبيعة الإدارات.
• التكويد طبقاً لطبيعة رقم الصنف الأصلى المشترى من المورد.

ط. خصائص التكويد

• يغطى كافة الأصناف المخزنة.
• ثبات الرموز المستخدمة.
• يسمح بالتوسع المستقبلى.
• كود واحد فقط لكل صنف.
• سهولة فهمه.
• يجب ان يشمل ما يلى
  

  • المقاسات
  • الأبعاد.
  • الوزن.
  • التحليل الكيميائى.
  • الأداء.
  • خصائص أخرى

7. التصنيف

أولا: التصنيف طبقاً لعلاقة الصنف بعملية التصنيع:

أ. بالنسبة للأصناف المباشرة

• مواد خام، وأجزاء.
• مواد نصف مصنعة
• منتجات نهائية

ب. بالنسبة للأصناف غير المباشرة

• مواد صيانة
• مهمات

ثانيا: التصنيف حسب لائحة المخازن الحكومية

أ- أصناف مستديمة

لا تفني بالاستعمال ويجب اعادتها بعد الاستغناء عنها مثل الاثاث والعدد والآلات وقطع الغيار

ب-أصناف قابلة للاستهلاك

تفني تماما بالاستخدام مثل المواد الخام والوقود والأدوات الكتابية

ج- أصناف غير صالحة للاستخدام

تعتبر تالفة ولا يمكن إصلاحها مثل الحديد الخردة والملابس المستهلكة والجلود التالفة

ثالثا: التصنيف حسب حركة الأصناف (FSN) أو تكرار شرائها

أ- أصناف سريعة الحركة                 Fast

ب-أصناف بطيئة الحركة                Slow

ج- أصناف راكدة                Nonmoving

رابعا: التصنيف حسب قيمة استخدام الأصناف(ABC)

أ- مجموعة A

عددها 20% قيمتها قد تصل الى 80%

ب-مجموعة B

عددها 25% قيمتها قد تصل الى 13%

ج- مجموعة C

عددها 55% قيمتها قد تصل الى 7%

خامسا: التصنيف حسب سعر  الوحدة HML

أ- أصناف سعرها مرتفع                High

ب- أصناف سعرها متوسط         Medium

ج- أصناف سعرها منخفض             Low

سادسا: التصنيف حسب أهمية الصنف للاستخدام VED

أ- أصناف هامة وحيوية                Vital

ب- أصناف متوسطة الأهمية      Essential

ج- أصناف قليلة الأهمية         Desirable       

سابعا: التصنيف حسب صعوبة الحصول علي الأصناف SDE

أ- أصناف نادرة                       Scarce

ب- أصناف يصعب الحصول عليها   Difficult

ج- أصناف يسهل الحصول عليها        Easy

ثامنا: التصنيف حسب مصادر التوريد

أ- مصادر حكومية للتوريد     Government

ب- مصادر عادية                  Ordinary

ج- مصادر محلية                      Local

د- مصادر خارجية                   Foreign

تاسعا: التصنيف حسب موسمية الشراء (SOS)

أ- أصناف موسمية                   Seasonal 

ب- أصناف غير موسمية        Off-seasonal

عاشرا: التصنيف المتداخل (المزدوج)

مثال: التصنيف حسب قيمة الصنف        VED

والتصنيف حسب صعوبة الحصول عليه      SDE

Alaa Awad, Ramses Hilton Director of Finance

Alaa Awaad, Ramses Hilton Finance Director was nominated to attend the first ME&A Operational

Finance Train The Trainer held in Hilton Ras Al Khaimah, UAE

Being a Certified Trainer, Alaa Awaad is to tutor the coming official rounds of Operational Finance

Course within the Region

Operational Finance course aims to help improve the Finance Knowledge and skills of team members

  Congratulatiom

عيد ميلاد سعيد يا حواس 2013

عيد ميلاد سعيد يا محمد حواس 2013

الاستاذ محمد حواس

نظمت الادارة المالية بفندق رمسيس هيلتون يوم الخميس  04/04/2013 ،تكريما للزميل الاستاذ محمد حواس لبلوغه السن القانونى  وقد حضر الحفل  السيد الاستاذ / علاء عواد المدير المالى للفندق والسادة مساعدية الاستاذ هشام عمارة والاستاذة أمانى عامر وجميع الزملاء بالادارة المالية وبهده المناسبة ألقى الاستاذ علاء  كلمة باسم مكتب الادارة المالية .